29 de ago de 2008

Colaboração online com o Google Docs

Colaborar em algum tipo de atividade online pode ser mais simples do que você imagina. Caso você não tenha nenhuma intimidade com Wikis ou Blogs, passa longe de você ter que lidar com servidores de hospedagem ou criar contas em vários serviços gratuitos, podemos recorrer às suítes de escritórios online como o Google Docs. Essas suítes oferecem a maneira mais simples e prática de colaborar na construção de um documento, uma apresentação ou planilha.

Mas voltando ao tema da colaboração, caso você já possua uma conta em algum serviço do Google, já pode começar hoje mesmo a construir documentos colaborativos. Como você deve proceder? O primeiro passo é criar um novo documento ou planilha, nesse caso utilizaremos uma planilha.

Google  Docs - Planilhas

Assim que a planilha estiver criada, podemos convidar as pessoas que devem colaborar com a construção do documento. Para isso clicamos na guia compartilhar.

Google  Docs - Aba compartilhar

Para que o recurso de colaboração seja utilizado, a planilha precisa ser salva. Caso você não tenha salvado o documento nenhuma vez, assim que você clicar na guia compartilhar, uma janela vai aparecer, perguntando o nome da planilha. Assim ela será salva automaticamente.

Na guia compartilha veremos algumas opções. Primeiro devemos determinar se convidaremos pessoas para colaborar com o documento ou participar como leitores.

Google  Docs - Opções

Na caixa de texto devemos digitar o endereço de e-mail das pessoas que devem participar da construção do documento. Caso você queira, existe um botão chamado Selecionar contatos, que permite selecionar as pessoas diretamente da sua lista de contatos do Gmail.

Veja o que fazem as outras opções:

  • Convidar contatos: Pressionando esse botão, uma mensagem será enviada para o e-mail da pessoa indicada, informando que ela foi convidada a ler ou colaborar com o documento.
  • Colaboradores podem convidar outras pessoas: Essa opção habilita os convidados a enviar o convite que eles receberam para outras pessoas. Caso você queira restringir o acesso ao documento, desmarque essa opção.
  • Qualquer pessoa pode usar os convites: Com essa opção habilitada, qualquer pessoa pode receber ou enviar os convites para participar da construção do documento.
  • Qualquer pessoa pode ver esse documento em: Marcando essa opção, um endereço na Web criado, para que qualquer pessoa possa visualizar o documento. Isso é importante para uma planilha que precise ser visualizada por várias pessoas. Por exemplo, você montou uma pesquisa de preços em conjunto com várias pessoas e agora quer divulgar os resultados da pesquisa. Marque essa opção e envie o endereço para as pessoas que devem visualizar o documento. Essa é uma função parecida com a existente na aba Publicar.

Depois que os usuários receberem os convites, todos já podem começar a trabalhar na construção do documento. Inclusive existe uma janela de Chat, para que as pessoas possam conversar sobre a construção do documento na própria interface do Google Docs.

Google  Docs - Chat

Pronto! Agora você já sabe como começar a construção de um documento em colaboração. Mesmo que você não utilize o Google Docs, praticamente todas as ferramentas de escritórios online dispõem desses recursos.

O primeiro passo já foi dado, agora é só começar!

Fonte: http://www.colaborativo.org/blog/2007/08/06/colaboracao-online-com-o-google-docs/

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